دليل إدارة رحلات العمل

تنظيم رحلات العمل أمر صعب ، خاصة عند اصطحاب الفريق للسفر إلى أكثر من دولة حول العالم ، حيث ينبغي حجز الرحلات ، وترتيب أماكن الإقامة ، أضف إلى ذلك قائمة لا يمكن حصرها او عدها من الرسوم والمسؤوليات الإضافية التي ينبغي الاهتمام بها . تقودنا هذه الترتيبات إلى أسئلة أخرى ينبغي الإجابة عليها على سبيل المثال ، هل نسافر على متن طائرة رجال الأعمال؟ ما هي ميزانية السكن؟

على الرغم من أن رحلات الشركة ربما تكون ممتعة للفريق ، إلا أن هذه الرحلات ينبغي أن تكون فرصة لتوسيع شبكتك أضف إلى ذلك رفع صورة الشركة ، وخلق ذكريات لا تُنسى وخلق وظائف جديدة.

يُعرف النظام الذي تضعه الشركة للتحكم في رحلات العمل باسم إدارة السفر ، ويستلزم ذاك النظام تنظيم الأوراق اللازمة ومتطلبات الموافقة ، والترتيب والحجز والتتبع والدفع مقابل كل ما هو مطلوب لرحلة عمل.

يذهب الكثير من المسافرين في رحلات عمل بتوقعات محدده ، لكن أكثر وأغلب الشركات تهدف إلى الحد من النفقات وتعزيز عائد الاستثمار لرحلات العمل في نفس الوقت ، وبالتالي فإن العمل عن طريق برنامج إدارة السفر الحالي أو إدارة برنامج السفر من الممكن أن يساعدك في تحقيق ذلك وإليك أهم العوامل التي ينبغي مراعاتها لضبط مسار السفر.

سياسة السفر

إنها ببساطة عدد من الإجراءات والإرشادات التي تحكم كيفية عمل الموظفين خلال رحلات العمل على سبيل المثال الموافقة والتخطيط والإنفاق. عادة ما يكون المدير المالي ومدير السفر مسؤولين عن تطوير قواعد الشركة ذات الصلة لهذه المواقف.

تحدد هذه القواعد عادةً ما إذا كان بإمكان أحد الموظفين السفر في الدرجة الاقتصادية أو درجة الأعمال ، أضف إلى ذلك عدد الأسابيع أو أيام العمل التي ينبغي حجز الرحلات فيها مبكرًا ، وما إذا كان ينبغي على الموظفين اتخاذ احتياطات محدده عند السفر بمفردهم أم لا.

الدخل

من الممكن أن يكون السفر بغرض العمل مكلفًا بسبب سعر تذاكر الطيران وتأجير السيارات والوجبات والإقامة في الفنادق وما إلى ذلك ، وبالتالي يمكن زيادة النفقات بسرعة. ربما يتم تحديد نفقات السفر الأساسية المدفوعة مسبقًا على سبيل المثال الرحلات الجوية والإقامة بناء على ووفقا لسياسة عملك ، ولكن ربما يتعين على الفريق دفع المصاريف اليومية على سبيل المثال الوجبات وسيارات الأجرة بأموالهم الخاصة أو ببطاقات ائتمان الشركة.

لذلك من المهم وضع ميزانيات معقولة تمثل نفقات السفر لكل وجهة ، سواء حينما يقوم الموظفون بالدفع من أموالهم الخاصة أو عن طريق استخدام بطاقات ائتمان الشركة. من الممكن أن تتسبب الميزانيات المنخفضة في قلق الموظفين بشأن كل دولار يتم إنفاقه ، وبالتالي يترتب عليه تحويل انتباههم بعيدًا عن عملهم ، وعلى افتراض أنه يتعين عليهم تجاوز الميزانية قليلاً ، فسوف يقلقون بشأن تقديم تقرير بالمصروفات وحرمانهم من الدفع.

من ناحية أخرى ، ربما تجعل الميزانيات المرتفعة الموظفين مرتاحين بشكل مفرط وقد يؤدي ذلك إلى زيادة الإنفاق. المفتاح هو تحقيق التوازن الصحيح حتى يستطيع الموظفون من تحقيق أقصى استفادة من رحلتهم دون الحاجة إلى استخدام أموالهم الخاصة أو المخاطرة بالوقوع في مشكلات.

إجراءات الموافقة

تعد رحلات العمل واحدة من أكثر مجالات العمل صعوبة والتي ينبغي تبريرها وتخصيصها للمدير المالي. ينبغي أن يتعاون مديرو السفر بشكل وثيق مع المديرين الماليين لضمان الالتزام بـ السياسات الداخلية وتحقيق الفائدة طويلة الأجل ، ويجب على الشركات ابتكار طرق للموافقة على العروض أو رفضها. بناء على البيانات وليس الافتراضات غير المنطقية.

بحث

حينما يتعلق الأمر بالحصول على العرض الأكثر إرضاءً ، فإن عملية البحث ضرورية. ومع ذلك ، فإن الكثير من الأشخاص يقللون بشكل مفرط من الوقت المستغرق للعثور على أهم خيارات النقل والإقامة خاصة حينما تكون التكلفة والجودة قيد الدراسة. وإذا كنت تدير موظفًا واحدًا أو عشرة موظفين ، فضع في اعتبارك أن لديهم كلًا مطالب متنوعة للوفاء بها ، والتي ربما تستغرق وقتًا طويلاً لمعرفة ذلك.

الدعم

يعد تحسين رضا أعضاء الفريق جانبًا مهمًا عند إدارة سفر الشركات ، ولهذا السبب نوصي بشركة إدارة السفر التي تقدم الدعم على مدار 24 ساعة خلال اليوم ، سبعة أيام في الأسبوع ، 365 يومًا في السنة.